Przeniesienie dzia\u0142alno\u015bci do chmury mo\u017ce da\u0107 firmie ksi\u0119gowej wiele korzy\u015bci: od ujednoliconej listy klient\u00f3w po zarz\u0105dzanie i monitorowanie termin\u00f3w kluczowych dla klient\u00f3w w jednym miejscu oraz jeden obszar dost\u0119pu do wszystkich klient\u00f3w i oferowanych im us\u0142ug \u2013 to wszystko mo\u017ce naprawd\u0119 zmieni\u0107 spos\u00f3b pracy.<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Ale co z samym procesem\u00a0wdra\u017cania technologii,<\/a><\/u>\u00a0kt\u00f3ry umo\u017cliwi kontynuowanie pracy przy minimalnych utrudnieniach?<\/p>\n Zamiast zastanawia\u0107 si\u0119, dlaczego przeniesienie dzia\u0142alno\u015bci do chmury pomo\u017ce w zarz\u0105dzaniu biurem rachunkowym, przyjrzymy si\u0119 raczej pi\u0119ciu kluczowym zagadnieniom, kt\u00f3re nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 przed i w trakcie procesu przej\u015bcia do chmury.<\/p>\n Wdro\u017cenie chmury w firmie ksi\u0119gowej mo\u017ce by\u0107 prze\u0142omowym wydarzeniem, poniewa\u017c istnieje bardzo niewiele proces\u00f3w, kt\u00f3rych zmiana nie obejmie i kt\u00f3re nie zostan\u0105 usprawnione. Wszystko \u2013 od codziennego kontaktu z klientem do przesy\u0142ania deklaracji podatkowych \u2013 b\u0119dzie realizowane w inny spos\u00f3b, poniewa\u017c dane klienta b\u0119d\u0105 natychmiast dost\u0119pne w ca\u0142ej firmie.<\/p>\n Nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce przej\u015bcie na system oparty na chmurze b\u0119dzie oferowa\u0107 now\u0105 funkcjonalno\u015b\u0107 o ogromnym potencjale. Mo\u017cliwa b\u0119dzie automatyzacja zada\u0144, takich jak na przyk\u0142ad uzgadnianie sald rachunk\u00f3w bankowych.<\/p>\n Warto przejrze\u0107 swoje procesy przed przeniesieniem dzia\u0142alno\u015bci do chmury. Jedn\u0105 z metod jest sporz\u0105dzenie listy istniej\u0105cych proces\u00f3w, aby udokumentowa\u0107 wp\u0142yw zmiany na nie. Mo\u017cna zaanga\u017cowa\u0107 w to pracownik\u00f3w \u2013 wystarczy poprosi\u0107 ich o po\u015bwi\u0119cenie 30 minut na sporz\u0105dzenie listy typowych codziennych zada\u0144.<\/p>\n Warto pami\u0119ta\u0107, aby dialog odbywa\u0142 si\u0119 w obie strony \u2013 nale\u017cy sporz\u0105dzi\u0107 list\u0119 proces\u00f3w pracownik\u00f3w, ale tak\u017ce zapozna\u0107 ich z nowymi funkcjami oprogramowania w chmurze, z kt\u00f3rego zamierzasz korzysta\u0107, i zapyta\u0107, jak najlepiej mo\u017cna je wdro\u017cy\u0107 w celu zwi\u0119kszenia wydajno\u015bci.<\/p>\n Przej\u015bcie na rozwi\u0105zanie oparte na chmurze spowoduje, \u017ce wiele z istniej\u0105cych narz\u0119dzi i proces\u00f3w stanie si\u0119 zb\u0119dnych. Zamiast zarz\u0105dza\u0107 klientami za pomoc\u0105 arkusza kalkulacyjnego, przejdziesz na\u00a0oprogramowanie do zarz\u0105dzania firm\u0105 ksi\u0119gow\u0105<\/a><\/u>, kt\u00f3re umo\u017cliwia rejestrowanie wszelkich szczeg\u00f3\u0142\u00f3w dotycz\u0105cych klient\u00f3w i wszystkich interakcji.<\/p>\n Jednak mog\u0105 istnie\u0107 pewne narz\u0119dzia lub kluczowe arkusze kalkulacyjne, kt\u00f3rych musisz lub chcesz nadal u\u017cywa\u0107, wi\u0119c warto je odnotowa\u0107 i ewentualnie zaw\u0119zi\u0107 okoliczno\u015bci, w kt\u00f3rych mog\u0105 by\u0107 stosowane.<\/p>\n Mimo \u017ce konkretny arkusz kalkulacyjny mo\u017ce by\u0107 przydatny na przyk\u0142ad przy obliczeniach podatkowych w odpowiedzi na zapytania klient\u00f3w, nie powinien by\u0107 wykorzystywany w rzeczywistych operacjach na ksi\u0119gach rachunkowych, poniewa\u017c te dzia\u0142ania powinny by\u0107 realizowane przez wdra\u017cane oprogramowanie w chmurze.<\/p>\n R\u00f3wnie\u017c w przypadku klient\u00f3w, kt\u00f3rzy korzystaj\u0105 z oprogramowania w chmurze, kt\u00f3re zamierzasz po\u0142\u0105czy\u0107 si\u0119 z w\u0142asnym wdra\u017canym rozwi\u0105zaniem, nale\u017cy zadba\u0107 o to, aby pracownicy byli \u015bwiadomi, z jakich funkcji klient b\u0119dzie prawdopodobnie korzysta\u0142, aby u\u0142atwi\u0107 proces synchronizacji.<\/p>\n Chmura wymaga innego sposobu traktowania danych klient\u00f3w i zarz\u0105dzania nimi \u2013 teraz b\u0119d\u0105 one dost\u0119pne przez ca\u0142\u0105 dob\u0119, siedem dni w tygodniu oraz za po\u015brednictwem urz\u0105dze\u0144 mobilnych. Mo\u017cna wi\u0119c stworzy\u0107 list\u0119 pracownik\u00f3w, kt\u00f3rzy mog\u0105 pom\u00f3c w procesie wdra\u017cania rozwi\u0105zania w chmurze.<\/p>\n Niekt\u00f3rzy pracownicy intuicyjnie naucz\u0105 si\u0119 obs\u0142ugiwa\u0107 now\u0105 technologi\u0119, podczas gdy inni mog\u0105 wymaga\u0107 gruntownego przeszkolenia. Porozmawiaj z personelem, aby przedstawi\u0107 plany i ponownie sporz\u0105dzi\u0107 list\u0119 \u201eumiej\u0119tno\u015bci\u201d i \u201ech\u0119ci\u201d, co umo\u017cliwi znalezienie najbardziej wydajnego sposobu wdro\u017cenia.<\/p>\n Skorzystaj z okazji, aby wys\u0142ucha\u0107 pracownik\u00f3w i ich obaw, nie tylko dotycz\u0105cych wdro\u017cenia rozwi\u0105zania w chmurze, ale tak\u017ce istniej\u0105cych proces\u00f3w pracy. To doskona\u0142y czas na wprowadzenie usprawnie\u0144 w celu zapewnienia najlepszych wynik\u00f3w dla klient\u00f3w i personelu, kt\u00f3ry z nimi pracuje.<\/p>\n Staraj si\u0119 wprowadzi\u0107 zasad\u0119 \u201enikt nie pozostanie w tyle\u201d, czyli zadbaj o to, aby wszyscy pracownicy nie tylko wiedzieli, jak korzysta\u0107 z nowego oprogramowania w chmurze, ale r\u00f3wnie\u017c czuli si\u0119 komfortowo i \u2013 je\u015bli to mo\u017cliwe \u2013 byli zadowoleni z usprawnie\u0144.<\/p>\n Wi\u0119kszo\u015b\u0107 pracy zwi\u0105zanej z przej\u015bciem na rozwi\u0105zanie oparte na chmurze b\u0119dzie polega\u0142a na przeniesieniu danych klient\u00f3w do nowego systemu. Stopniowy proces przenoszenia klient\u00f3w do nowego oprogramowania mo\u017ce by\u0107 najlepszym rozwi\u0105zaniem dla wielu firm, jednak niekt\u00f3rzy klienci b\u0119d\u0105 lepszymi kandydatami ni\u017c inni.<\/p>\n Je\u015bli klient korzysta ju\u017c z rozwi\u0105zania w chmurze, oznacza to, \u017ce dokona\u0142 takiej samej analizy jak Ty i mo\u017ce by\u0107 bardziej do\u015bwiadczony pod wzgl\u0119dem technicznym ni\u017c firma, kt\u00f3ra nadal opiera si\u0119 g\u0142\u00f3wnie na r\u0119cznych paragonach i papierowej dokumentacji.<\/p>\n Przejrzyj swoj\u0105 list\u0119 klient\u00f3w i stw\u00f3rz list\u0119 wed\u0142ug \u201eumiej\u0119tno\u015bci\u201d i \u201ech\u0119ci\u201d, identyfikuj\u0105c tych, kt\u00f3rych do\u015bwiadczenie lub zainteresowania czyni\u0105 z nich idealnych kandydat\u00f3w do pierwszej fazy wdro\u017cenia nowego oprogramowania w chmurze. By\u0107 mo\u017ce trzeba b\u0119dzie si\u0119 z nimi skontaktowa\u0107, aby om\u00f3wi\u0107 wdro\u017cenie rozwi\u0105zania \u2013 b\u0119d\u0105 musieli wyrazi\u0107 zgod\u0119 na przyk\u0142ad na po\u0142\u0105czenie oprogramowania z ich danymi. Nale\u017cy to zrobi\u0107 szybko, warto te\u017c przygotowa\u0107 scenariusz, jak przeprowadzi\u0107 ich i swoj\u0105 firm\u0119 przez ca\u0142y proces.<\/p>\n Kontaktuj\u0105c si\u0119 z klientami, skorzystaj z okazji, aby om\u00f3wi\u0107 oferowane us\u0142ugi i by\u0107 mo\u017ce zaj\u0105\u0107 si\u0119 wszelkimi problemami, z kt\u00f3rymi mog\u0105 si\u0119 boryka\u0107. Te k\u0142opoty mog\u0105 zosta\u0107 wyeliminowane poprzez wykorzystanie oprogramowania w chmurze. Na przyk\u0142ad, je\u015bli klienci skar\u017c\u0105 si\u0119, \u017ce maj\u0105 problem z dotarciem do konkretnego pracownika, zapewnij ich, \u017ce w przysz\u0142o\u015bci dzi\u0119ki rozwi\u0105zaniu do zarz\u0105dzania firm\u0105 ksi\u0119gow\u0105 wszyscy pracownicy b\u0119d\u0105 mieli szybki i \u0142atwy dost\u0119p do ich danych, wi\u0119c powinni by\u0107 w stanie zaoferowa\u0107 skuteczn\u0105 pomoc, je\u015bli preferowana osoba kontaktowa nie b\u0119dzie dost\u0119pna.<\/p>\n Proces przej\u015bcia na rozwi\u0105zanie w chmurze mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c wykorzysta\u0107 do identyfikacji nierentownych klient\u00f3w i spr\u00f3bowa\u0107 zmieni\u0107 t\u0119 sytuacj\u0119.<\/p>\n Po wybraniu oprogramowania do ksi\u0119gowo\u015bci dzia\u0142aj\u0105cego w chmurze musisz si\u0119 dowiedzie\u0107, jak z niego efektywnie korzysta\u0107. Odbywa si\u0119 to w dw\u00f3ch fazach. Najpierw osoba wdra\u017caj\u0105ca plan przeniesienia firmy do chmury powinna si\u0119 upewni\u0107, \u017ce wie wszystko o oprogramowaniu. Nast\u0119pnie powinno si\u0119 odby\u0107 szkolenie pracownik\u00f3w \u2013 wystarczy ich poprosi\u0107.<\/p>\n Wielu dostawc\u00f3w oprogramowania dla ksi\u0119gowo\u015bci oferuje pakiety szkoleniowe, a ich pracownicy dzia\u0142u obs\u0142ugi klienta z przyjemno\u015bci\u0105 odpowiedz\u0105 na wszelkie pytania.<\/p>\n Jedna z zalet najnowszych technologii polega na tym, \u017ce dostawca rozwi\u0105za\u0144 w chmurze mo\u017ce przeprowadzi\u0107 u\u017cytkownika przez oprogramowanie krok po kroku na ekranie, co oznacza, \u017ce mo\u017cna zada\u0107 tyle pyta\u0144, ile potrzeba.<\/p>\n Oczywi\u015bcie, w zale\u017cno\u015bci od stopnia znajomo\u015bci oprogramowania, mo\u017cna przeprowadzi\u0107 szkolenie we w\u0142asnym zakresie.<\/p>\n Zarezerwuj czas w harmonogramie swojego zespo\u0142u na kilka tygodni przed rozpocz\u0119ciem korzystania z oprogramowania dla klient\u00f3w, aby efektywnie poinstruowa\u0107 pracownik\u00f3w z zakresu obs\u0142ugi i u\u017cytkowania. Mo\u017ce to oznacza\u0107 wy\u0142\u0105czenie pracownik\u00f3w z dzia\u0142alno\u015bci w ramach przedsi\u0119biorstwa na czas trwania szkolenia, wi\u0119c nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 to we wszelkich planach.<\/p>\n Mo\u017ce to by\u0107 trudne do uzasadnienia, ale \u2013 podobnie jak w przypadku pocz\u0105tkowej decyzji o przej\u015bciu na oprogramowanie w chmurze \u2013 nale\u017cy uzna\u0107 to za inwestycj\u0119 w przysz\u0142o\u015b\u0107 swojej firmy i jej d\u0142ugofalowy sukces.<\/p>\n Pytaniem cz\u0119sto zadawanym przez ksi\u0119gowych jest: \u201eKiedy najlepiej przej\u015b\u0107 na chmur\u0119?\u201d Odpowied\u017a jest zawsze taka sama: teraz, zak\u0142adaj\u0105c, \u017ce wybrano odpowiednie rozwi\u0105zanie dla firmy i jest ono gotowe do pracy.<\/p>\n Chodzi o to, \u017ce zwlekanie mo\u017ce stanowi\u0107 przeszkod\u0119 w realizacji ka\u017cdego planu ulepsze\u0144. W niekt\u00f3rych firmach nawet najbardziej niezb\u0119dne ulepszenia mog\u0105 by\u0107 postrzegane jako ma\u0142o istotne. Cho\u0107 ma to sens w przypadku bardzo zapracowanych przedsi\u0119biorstw, w kt\u00f3rych nie ma oczywistych mo\u017cliwo\u015bci przestoj\u00f3w, to ostatecznie wprowadzanie ulepsze\u0144 jest konieczno\u015bci\u0105.<\/p>\n Bazuj\u0105c na wiedzy na temat korzy\u015bci p\u0142yn\u0105cych z oprogramowania w chmurze, wiesz dobrze, \u017ce jego wdro\u017cenie u\u0142atwi przebieg proces\u00f3w, a po\u015bwi\u0119cenie relatywnie niewielkiej ilo\u015bci czasu na jego wdro\u017cenie pomo\u017ce zaoszcz\u0119dzi\u0107 ogromn\u0105 ilo\u015b\u0107 czasu w przysz\u0142o\u015bci. Wiesz r\u00f3wnie\u017c, \u017ce w ten spos\u00f3b zapewnisz swojej firmie ksi\u0119gowej najlepsze podstawy na przysz\u0142o\u015b\u0107.<\/p>\n A wi\u0119c: zr\u00f3b to teraz, zamiast odk\u0142ada\u0107 to na nieokre\u015blony moment w przysz\u0142o\u015bci! Najlepiej ju\u017c teraz wyznacz konkretn\u0105 dat\u0119 wdro\u017cenia.<\/p>\n Ko\u0144cowe uwagi na temat przeniesienia firmy do chmury<\/strong><\/p>\n Wymagania dotycz\u0105ce wdro\u017cenia rozwi\u0105zania w chmurze s\u0105 definiowane przez oczekiwania i zachowania Twoich klient\u00f3w. Badania firmy Sage przeprowadzone w ramach projektu \u201eThe Practice of Now\u201d 2018 wykaza\u0142y, \u017ce wi\u0119kszo\u015b\u0107 ksi\u0119gowych (83%) twierdzi, \u017ce klienci oczekuj\u0105 dzi\u015b wi\u0119cej us\u0142ug i zasob\u00f3w ni\u017c pi\u0119\u0107 lat temu.<\/p>\n Tymczasem 44% respondent\u00f3w twierdzi, \u017ce technologia daje ksi\u0119gowym dost\u0119p do danych i pomaga im w udzielaniu klientom informacji i porad.<\/p>\n Poza tym klienci stosuj\u0105 technologie, takie jak telefonia kom\u00f3rkowa i us\u0142ugi w chmurze, co oznacza, \u017ce Twoja firma ksi\u0119gowa nie mo\u017ce zanegowa\u0107 tych trend\u00f3w. Pod\u0105\u017canie za oczekiwaniami klient\u00f3w w kwestiach technologicznych mo\u017ce by\u0107 decyduj\u0105ce dla zawarcia lukratywnej umowy lub utraty potencjalnego klienta na rzecz konkurencji.<\/p>\n To przecie\u017c jedne z g\u0142\u00f3wnych przyczyn motywuj\u0105cych firmy ksi\u0119gowe do przeniesienia proces\u00f3w do chmury: wymagania klient\u00f3w i mo\u017cliwo\u015b\u0107 ich\u00a0spe\u0142nienia.<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Przeniesienie dzia\u0142alno\u015bci do chmury mo\u017ce da\u0107 firmie ksi\u0119gowej wiele korzy\u015bci: od ujednoliconej listy klient\u00f3w po zarz\u0105dzanie i monitorowanie termin\u00f3w kluczowych […]","protected":false},"author":1,"featured_media":1513,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[88],"tags":[84],"rodzaj_tresci":[10],"class_list":["post-966","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-biznes","tag-moje-firma-i-praca"],"yoast_head":"\n\n
\n
\n
Poznaj najbardziej zaufane rozwi\u0105zania finansowo-ksi\u0119gowe<\/strong><\/h2>\n
\n
\n